This story was published in English on March 25th, 2025.
Si usted trabaja en una institución de investigación que recibe financiación federal y dispone de conexión a Internet, es probable que esté siguiendo con nerviosismo la batalla legal y política en torno a los recientes y drásticos cambios en la forma en que los Institutos Nacionales de la Salud (NIH, por sus siglas en inglés) financian la investigación científica en EE. UU. Una de las controversias se centra en un parámetro específico denominado tasa de costos indirectos, y en una orden ejecutiva que estandariza y reduce esta tasa para todas las subvenciones de investigación actuales y futuras que los NIH financian. Ciertamente, me cuento entre los científicos que se muerden las uñas por estos posibles cambios; sin embargo, en mi interminable recorrido por distintos medios de comunicación, foros y documentos oficiales de los NIH (que son tan densos que bien podrían haber sido escritos en papiro con una pluma de tinta), rápidamente me di cuenta de que sé muy poco acerca de lo que son las tasas de costos indirectos y su funcionamiento, tanto a nivel general como específicamente en Fred Hutch. Si usted se puede identificar conmigo, le invito a acompañarme en un breve viaje por el fascinante mundo de la contabilidad, donde espero disipar algunos posibles mitos y malentendidos y ayudar a todas las personas a comprender mejor este apremiante asunto.
Muchos nombres para la misma cosa
Aclaremos algo: soy una persona cuyo cortisol solo se dispara una vez al año cuando llega por correo un sobre con las palabras “W-2”. Así que no soy yo quien debería enseñarle a nadie sobre dinero. Por esta razón, hablé con alguien que probablemente completa formularios de impuestos por diversión mientras toma su café matutino: el Sr. David Browdy, Director Financiero de Fred Hutch. Bueno, David, ¿podría explicarnos lo básico? “Claro. Cuando se solicita una subvención a los NIH para financiar un proyecto de investigación en particular, es obligatorio definir y justificar los costos para llevar a cabo el trabajo propuesto. Tales costos se dividen en dos grandes categorías: costos directos y costos indirectos. Si usted fuera el propietario de un restaurante, sus costos directos incluirían el precio de los ingredientes para cada plato, así como los salarios que paga a quienes cocinan dichos platos. No obstante, también tiene que pagar la electricidad y el agua, el congelador, los hornos, las campanas de extracción y los contratos de mantenimiento de los mismos, el alquiler del lugar y una persona anfitriona que reciba a los clientes. Estos serían ejemplos de los costos indirectos”.
Ahora bien, si estuviéramos a cargo de un “restaurante de investigación” que sirviera “hamburguesas de hallazgos”, podríamos establecer la analogía: los costos directos de las subvenciones de los NIH comprenden los precios de los materiales y reactivos de laboratorio (los ingredientes de la “hamburguesa de hallazgos”) y los salarios del personal científico (“los chefs”) que realiza el trabajo, mientras que los costos indirectos incluyen aspectos como el alquiler y el mantenimiento de los edificios, los recursos científicos compartidos, y la salud y seguridad medioambientales. Pero, ¿por qué es necesario distinguir entre costos directos e indirectos? ¿No sería más fácil incluirlo todo en un costo único global?
“El motivo de distinguir los costos directos de los indirectos se reduce a la contabilidad”, prosigue David. “Al igual que sería difícil calcular el costo de la calefacción y la electricidad ‘por plato’ en un restaurante, es inviable dividir los costos de alquiler, del personal del bioterio y de los gases de laboratorio —que en conjunto sustentan la investigación que se lleva a cabo en un lugar como Fred Hutch— para cada proyecto. En otras palabras, se llaman costos indirectos porque no son directamente atribuibles a ningún proyecto en particular”.
En la práctica, los costos indirectos se determinan al añadir un porcentaje a ciertos costos directos asociados a un proyecto; este porcentaje se denomina tasa de costos indirectos. Por ejemplo, si recibo una subvención de los NIH para financiar la creación de una nueva raza de ratones acuáticos (un viejo sueño mío) que incluye unos costos directos de 1 000 000 de dólares, una tasa de costos indirectos del 50 % significaría que el valor total de la subvención sería de 1 000 000 de dólares de costos directos + 500 000 dólares de costos indirectos = 1 500 000 dólares. Los costos indirectos también se conocen a veces como costos generales o costos de infraestructura y administración (Facilities and Administrative, en inglés), pero estos términos suelen referirse a lo mismo.
No hay una talla única para todos
Entre las instituciones que reciben financiación de los NIH, los porcentajes de los costos indirectos difieren y varían ampliamente, desde aproximadamente el 20 % hasta más del 75 %. Estas tarifas se negocian con el gobierno federal y son específicas para cada institución, lo que significa que Fred Hutch y la Universidad de Washington, a pesar de ser vecinos físicos e intelectuales, tienen diferentes tarifas de costos indirectos. Fred Hutch se sitúa en el extremo superior de este rango, con una tasa de costos indirectos del 76 % en el último año fiscal. ¿Por qué esta tasa de Fred Hutch es tan alta, y qué tipo de factores intervienen en la decisión de estas tarifas?
“En primer lugar, es importante mencionar que Fred Hutch tiene dos tipos distintos de costos indirectos: un 76 % es para la investigación “in situ” (es decir, en el campus físico de Fred Hutch) y un 32 % es para la investigación “ex situ” (incluidas las iniciativas comunitarias fuera del campus)”, señala Browdy. “A la hora de determinar estos porcentajes, los NIH tienen en cuenta diversos factores: qué parte de los costos de una organización proviene de la investigación, qué parte de su investigación cuenta con financiación federal e incluso el tipo de investigación que se lleva a cabo. Todo esto con la intención de incorporar la realidad de que la investigación experimental y la investigación computacional tienen costos distintos, así como examinar la estructura financiera general de una organización. Dado que Fred Hutch es un instituto de investigación, la gran mayoría de nuestros ingresos provienen de la investigación financiada por el gobierno federal. Gran parte de esa investigación de vanguardia es experimental y utiliza tecnología y sistemas modelo de última generación (es decir, costosa), lo que influye en nuestra elevada tasa de costos indirectos por el trabajo in situ. Si se observa que la tasa de costos indirectos de la Universidad de Washington (UW) es inferior a la de Fred Hutch, también hay que tener en cuenta que la UW tiene distintas fuentes de ingresos, tales como: matrículas, asignaciones estatales, programas universitarios y deportivos, entre otras cosas, y que la investigación financiada con fondos federales ocupa una proporción diferente de su presupuesto institucional global”.
Con respecto a esto, también es importante tener en cuenta que el gobierno estipula determinados costos, lo que afecta a los costos totales mínimos en los que incurre una institución. Browdy comenta, “Por ejemplo, el gobierno exige que nuestra institución disponga de instalaciones suficientes para la eliminación segura de los residuos peligrosos generados en nuestros laboratorios, y exige un sistema de seguimiento de los regalos y viajes concedidos a cada investigador principal. El gobierno nos obliga a tener estos sistemas, pero no los financia, de modo que todos esos servicios contribuyen también a nuestra tasa de costos indirectos”.
¿Trato o no trato?
Sin embargo, es importante tener en cuenta que las tasas de costos indirectos no son solo una cifra que los NIH imponen a una organización tras introducir algunos de estos factores en una calculadora. Del mismo modo que usted negocia con alguien en Facebook Marketplace la compra de ese Honda Civic 2003 usado con el alternador averiado, de igual forma las tarifas de los costos indirectos se negocian activamente cada año entre una institución y los NIH.
“Cada año nos reunimos con representantes de los NIH y les presentamos nuestro caso —un documento de casi 200 páginas—, en el que se desglosa lo que nos cuesta llevar a cabo nuestras investigaciones y, lo que es más importante, se justifican estos costos basándose en una serie de factores”, explica Browdy. “Para asegurarnos de que nuestros costos previstos son exactos y razonables, nos sometemos a auditorías periódicas por parte de empresas de contabilidad externas y, por supuesto, los negociadores de los NIH nos prestan mucha atención, ya que están incentivados para que rindamos cuentas de los fondos que pedimos. Tras examinar toda esta información, los NIH proponen una tasa de costos indirectos que consideran justa”.
Y como se trata de una negociación, también es un compromiso, y ninguna de las dos partes se va con el 100 % de lo que quería. “Lo que mucha gente no sabe es que, aunque recibimos el 76 % de los costos indirectos de los NIH, nuestros costos reales de infraestructura y administración son más elevados, son más como un 84 %. La diferencia entre lo que recibimos de los NIH y lo que gastamos en nuestras investigaciones tiene que compensarse con otras fuentes, como la filantropía, los ingresos por propiedad intelectual y las ganancias de nuestras inversiones”, comenta Browdy.
